ZASADY PISANIA LISTU MOTYWACYJNEGO

 

    List motywacyjny dołączany jest do Curriculum Vitae. Jego zadaniem jest przedstawienie Twojej kandydatury na konkretne stanowisko i uzyskanie zaproszenia do bezpośredniego spotkania z pracodawcą. List motywacyjny składa się trzech części:

    1. Wstępu, którego zadaniem jest przykucie uwagi czytającego

2. Części zasadniczej, wyjaśniającej i przekonującej czytającego o zasadności zaproszenia Cię na rozmowę kwalifikacyjną

3. Zakończenia, motywującego do zaproszenia Cię kwalifikacyjną

 

Część pierwsza - przykucie uwagi czytającego

 

    Najłatwiejszym sposobem przykucia uwagi czytającego jest personalne zaadresowanie listu do osoby, która prowadzi wstępną selekcję ofert. Zamiast ogólnikowo pisać "Szanowni Państwo", "Dział Personalny", lepiej będzie, gdy się nieco wysilisz i telefonicznie dowiesz się, kto będzie podejmował decyzje w Twojej sprawie. Takie podejście wyróżni Twoją ofertę i pokaże wysoką motywację do podjęcia pracy. Treść wstępu listu motywacyjnego uzależniona jest od tego , czy starasz się o konkretne stanowisko, czy też zależy Ci tylko na ogólnym przedstawieniu firmie swojej osoby, z myślą o ewentualnych wakatach.

     Wstęp powinien być prosty i zrozumiały. Powinien odnosić do sposobu, w jaki dowiedziałeś się o wolnym miejscu pracy (ogłoszenie prasowe, informacja od osoby już zatrudnionej w firmie). Musisz podać stanowisko, o które się ubiegasz, tytuł prasowy i datę publikacji ogłoszenia lub  wymienić osobę, od której dowiedziałeś się o wakacie. Ma to znaczenie zwłaszcza przy dużych organizacjach, w których Twoje źle oznaczone dokumenty mogą się zawieruszyć lub trafić do niewłaściwych osób.

     Skutecznym sposobem przykucia uwagi jest odniesienie do stanowiska, o które się ubiegasz. Możesz to uczynić poprzez krótkie porównanie wymagań pracodawcy z Twoimi kwalifikacjami. Jeśli Twój list nie dotyczy konkretnego stanowiska, lepiej skupić się na swoich cechach osobowych i doświadczeniu cennym z punktu widzenia pracodawcy. Dobre wrażenie wywiera dyskretne pokazanie, że się jest zorientowanym w specyfice firmy. Możesz to osiągnąć np. przez powiązanie swojej decyzji o kandydowaniu na stanowisko z wiedzą o nowo tworzonym oddziale firmy, zmianie jej struktury, wprowadzeniu na rynek nowych produktów itp. Celowe jest wypunktowanie wymiernych korzyści, jakie pracodawca wybierając Twoją osobę.

 

Część druga - wyjaśnianie i przekonywanie

 

    Gdy już udało się skupić uwagę czytającego na Twojej aplikacji, jej dalszą część należy wykorzystać do przekonania go o adekwatności Twojej kandydatury. Jeżeli odpowiadasz na ogłoszenie prasowe, musisz pokazać, że posiadane doświadczenie i wiedza odpowiadają wymienionym oczekiwaniom. Jeżeli wymagania nie są wymienione, spróbuj stworzyć sobie wyobrażenie o cechach idealnego kandydata na dane stanowisko.

 

Podkreślaj korzyści, jakie uzyska pracodawca. Opisuj swoje mocne strony w odniesieniu do jego potrzeb. I tak zamiast:

...ukończyłem kurs biznesu i negocjacji.. napisz raczej:

 ...kursy negocjacji i biznesu pomogły mi uporządkować wiedzę i praktycznie przećwiczyć zachowanie w sytuacjach zawodowych...

    W tej części listu motywacyjnego należy zinterpretować wybrane fragmenty CV dotyczące edukacji doświadczeń zawodowych czy osiągnięć. Wybierz najcenniejsze kwalifikacje i pokaż, jak dobrze odpowiadają wymaganiom stanowiska np.

 ...ponieważ poszukujecie Państwo kwalifikowanego architekta, dołączam projekt budynku zabytkowego, który zdobył II nagrodę w lokalnym konkursie prac studentów architektury w 1996 roku...

 W liście motywacyjnym powinny się również  znaleźć informacje o Twoich cechach osobowych. Pracodawcy na ogół poszukują odpowiedzialnych kandydatów, łatwo współpracujących  z ludźmi, podejmujących inicjatywę i łatwo się uczących. Zwróć uwagę na następujący akapit:

 ...poza zdobyciem wiedzy merytorycznej podczas studiów, miałem okazję do doskonalenia moich relacji z ludźmi. Jako v-ce prezes stowarzyszenia studenckiego organizowałem i kierowałem dwoma zbiórkami na rzecz osób niepełnosprawnych. Wiązało się to z zarządzaniem kilkunastoosobową grupą studentów pierwszych roczników i uczestnictwem w spotkaniach z przedstawicielami kluczowymi firm. Myślę, że i w Państwa firmie moje zdolności interpersonalne i organizacyjne mogą być wykorzystane.

Odwołaj się do swojego CV. Można to zrobić pośrednio:

 ...jak można zauważyć w moim CV, obroniłem prace dyplomową w czerwcu...,

lub bezpośrednio:

...pozostałe informacje dotyczące doświadczeń w dziedzinie finansów znajdziecie Państwo w moim CV...

   Formułując właściwą część listu motywacyjnego pamiętaj, by podkreślać tylko te cechy, doświadczenia, które odnoszą się do stanowiska, w przeciwnym razie Twój list będzie zbyt długi i nużący; bądź konkretny; zamiast ogólnikowego:

"mam doświadczenie w zarządzaniu" napisz " zarządzałem 10-osobową grupą".

    Bądź przekonujący; zamiast " wydaje mi się, że sprawdzę się w roli kierownika zmiany"  napisz:  "potrafię podołać obowiązkom kierownika zmiany", przedstawiaj pracodawcom korzyści; zamiast "posiadam zdolności przekonywania" lepiej napisać "moja zdolność przekonywania zwiększy efektywność obsługi Państwa klientów; unikaj frazesów w rodzaju:

"jestem szczególnie zainteresowany podjęciem pracy w znanej i renomowanej firmie, jaką Państwo jesteście", nie podawaj oczekiwań finansowych, ten temat lepiej zostawić na rozmowę kwalifikacyjną.

 

Część trzecia  - motywowanie do działania

 

    Po właściwym przedstawieniu swojej osoby, trzebz sprowokować czytającego do działania. Należy poprosić o zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.

    Jeżeli mieszkasz w odległym mieście, możesz poprosić o przesłnie formularza aplikacyjnego lub zorganizowanie interwiew w najbliższym oddziale firmy. Nigdy nie proś o posadę, brzmiałoby to naiwnie i nieadekwatnie. Ułatwi skontaktowanie się z Tobą podając telefony i godziny, w których jesteś osiągalny. Zwróć uwagę na poniższe przykłady:

 ...mam nadzieję, że podane przeze mnie informacje i opis kwalifikacji przekonają Państwa o mojej wysokiej motywacji w wykorzystywaniu wiedzy w Państwa firmie. Z przyjemnością przedstawię je bliżej w bezpośrednim spotkaniu. Jestem osiągalny codziennie w godz.16-22 pod domowym numerem telefonu 00-00-00...

 ...jeżeli potrzebujecie Państwo doświadczonego i efektywnego programisty C.C==komunikatywnego, łatwo asymilującego się w zespole, proszę o telefon 00-00-00 w godz. Pracy 9-17.

Przykładowy list motywacyjny do pobrania list.doc